Những sự kiện tạo hoạt động cho học sinh, sinh viên

Để có thể tạo môi trường học tập tốt nhất cho sinh viên trường, nhà trường luôn chú trọng tổ chức sự kiện trong trường đại học cho sinh viên. Cùng Bsg Event tìm hiểu thông tin cách thức tổ chức sự kiện trong trường đại học như thế nào nhé.

Các loại sự kiện trong trường đại học

• Tổ chức talk show

• Tổ chức ngày hội chào tân sinh viên

• Tổ chức cuộc thi tài năng sinh viên

• Tổ chức chương trình ca nhạc

• Tổ chức sự kiện kỷ niệm….

Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện trong trường đại học

Tiếp nhận thông tin của sự kiện

Đầu tiên, chúng ta cần tiếp nhận thông tin đầy đủ về sự kiện tổ chức:

Mục đích, 

- Lý do tổ chức sự kiện, 

- Thời gian, 

- Số lượng tham gia, 

- Đối tượng tham dự, …

. Khi có đầy đủ các thông tin mới có thể lên được kế hoạch hoàn chỉnh.

Hình thành concept và ý tưởng

Cần hình thành concept chương trình, concept được coi là ý tưởng tổ chức event chủ đạo (Main Idea, core idea), tức là ý tưởng đi xuyên suốt trong chương trình, từ phong cách trang trí, set up cho tới các hoạt động đều xoay quanh việc làm nổi bật Concept của chương trình. Từ Concept, phát triển tiếp những nhánh ý tưởng nhỏ khác: ý tưởng về thiết kế, ý tưởng về hoạt động trong chương trình, ý tưởng về quà tặng, ý tưởng về trang trí không gian sự kiện…

Viết và trình bày kế hoạch sự kiện 

Sau khi có được đầy đủ thông tin về chương trình, lên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện. Nhân sự phụ trách trình bày kế hoạch với bên tổ chức về các hạng mục đã lên, nhận ý kiến đóng góp và chỉnh sửa theo yêu cầu để hoàn thiện hơn về kế hoạch tổ chức sự kiện.

Tiếp cận các nhà tài trợ

Với những sự kiện cần tài trợ, bạn xác định đối tượng sự kiện: Từ đó xác định đối tượng đó là khách hàng của những sản phẩm nào và tìm kiếm công ty tài trợ phù hợp. Vì sự kiện là một Event dành cho sinh viên, bạn có thể hướng đến nhà tài trợ là các công ty thiết bị số như điện thoại, loa nghe nhạc, các sản phẩm đồ ăn nhanh, nước giải khát, thời trang, mỹ phẩm hạng trung, xe máy, các trung tâm đào tạo kỹ năng mềm, trung tâm Anh ngữ, các ngân hàng (nếu là sinh viên khối ngành kinh tế), các sản phẩm máy tính (nếu là sinh viên khối CNTT)

Tiếp thị và quảng cáo

Mục đích chính của tiếp thị sự kiện vẫn là tăng nhận thức về sự kiện, hướng đến thúc đẩy mọi người tham gia, mua vé.

Quảng bá cho sự kiện trên các nền tảng xã hội: Facebook, social media, email-marketing, hay các KOLs,... các bạn cần lên kế hoạch tiếp thị và quảng bá nhanh chóng, nhằm thu hút được lượng lớn khán giả cho sự kiện, đảm bảo sự kiện được tổ chức thành công.

Những mục cần thực hiện

Trước và trong sự kiện

Tìm hiểu thêm 5 khóa học kỹ năng tổ chức sự kiện tốt nhất hiện nay

Bạn cần hoàn thiện các công việc theo kế hoạch chi tiết đã đặt ra, hoàn thành công việc đúng tiến độ. Trước khi diễn ra sự kiện, hoạt động trên các trang truyền thông nhắc nhở thời gian diễn ra sự kiện. Các thông báo cần thiết diễn ra sự kiện khi khán giả đến với chương trình.

Setup sự kiện xong trước giờ chính thức, nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước khi sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.

Các giám sát sẽ điều phối nhân viên theo kế hoạch đã đề ra trước đó. Những lúc phát sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập hợp mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các giám sát luôn thực hiện dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.

Sau sự kiện

Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

Gửi lời cảm ơn đến toàn thể khách mời đã đến tham gia chương trình, tương tác trên các phương tiện truyền thông để tiện theo dõi phản hồi.

Trên đây là một số thông tin về cách thức tổ chức sự kiện trong trường đại học mà Tổ chức sự kiện Bsg cung cấp đến quý khách hàng, hi vọng sẽ mang lại những thông tin hữu ích cho các bạn. Bạn có nhu cầu, thắc mắc nào khi tổ chức sự kiện cho sinh viên hãy liên hệ ngay cho Bsg Event để được tư vấn trực tiếp.

LIÊN HỆ TƯ VẤN MIỄN PHÍ:

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG BSG VIỆT NAM

Tổ chức sự kiện – Teambuilding_Tiệc sự kiện

Đường dây nóng: 0902.04.6626 – 0987.81.2626

Địa chỉ: Số 56/337 Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội

Mail: truyenthongbsg@gmail.com